GESTION DES SINISTRES

Introduction :

Les factures concernant les sinistres doivent être réparties dans les comptes dès leurs établissements.

Le versement des indemnités par l’assurance intervient parfois plus tard, c’est à dire sur l’exercice N+1 ou N+2.

Nous ne pouvons pas prendre le risque de reporter la répartition des factures de sinistres car l’assurance peut décider de refuser le versement des indemnités.

Ce refus peut entrainer une imputation des charges injuste à l’acquéreur en cas de vente lorsque nous décidons de répartir enfin les factures du sinistre.

Nous pouvons toutefois effectuer une écriture d’inventaire dans un seul cas précis.

Lorsque nous préparons les comptes de l’exercice N et que nous avons déjà reçu la confirmation de l’assurance de la prise en charge des factures

ou par le versement effectif des indemnités sur le compte bancaire de la résidence en N+1.

1) Création du compte sinistre

Pour l’imputation des factures sinistres, il est nécessaire de créer un compte de charge de racine 6688.

Les 4 premiers caractères seront les suivants :

4 premiers caractères les 5 caractères suivants sont le sujet du sinistre (ici la toiture)

6688 TOITU

Le libellé du compte doit contenir les éléments suivants :

SINISTRE/ « Abréviation du type de sinistre »/ « nom du propriétaire ou sujet »

Abréviation du type de sinistre :

DDE : Dégât des eaux

DO : Dommage ouvrage

DEL : Dégât électrique

BDG : Bris de glace

TEM : Tempête

INC : Incendie

VEN : Vandalisme

Exemple : SINISTRE/DDE/DUPONT

Note : Veillez avec le gestionnaire à ce que le sinistre puisse être financé avec la trésorerie disponible sur la résidence sans pour autant que vous ayez des difficultés à financer les factures courantes.

Auquel cas vous devrez effectuer un appel de fonds exceptionnel rapidement car la prise en charge des factures par l’assurance peut durer plusieurs mois.

L’appel de fonds devra être envoyé avec une note explicative claire de la situation et si nécessaire avec la copie des factures du sinistre en question.

Pour une meilleure gestion visuelle de l’état des dépenses, il peut être nécessaire de créer une clef de répartition qui sera identique à la clef des charges communes générales.

Cette clef doit contenir le libellé CHARGES GENERALES TRAVAUX/SIN et contenir un « Code de tri » à 900.

2) Imputation des factures sinistres

Vous devez imputer la facture dans le journal AC au débit du compte 6688 en contrepartie du compte de 4411Fournisseur.

La facture doit être imputée en date de facturation. Vous devez également contrôler que le code de fiscalité est bien paramétré sur C17P (Facture non récupérable sur le locataire avec TVA 17%.)

3) Répartition annuelle en cours de sinistre

1^er cas : La clôture de l’exercice est arrêtée au 31/12/N, la facture du sinistre est imputée à réception et sera répartie. Pas d’indemnités reçues en N ni en N+1.

Date	N° comptes	Libellés comptes	Débit	Crédit
15/11/N	4411FOURNISSEUR	Facture toiture sinistre		1500
15/11/N	6688SINISTRE	Facture toiture sinistre	1500

2éme cas : La clôture de l’exercice est arrêtée au 31/12/N, la facture du sinistre est imputée à réception et sera répartie. Pas d’indemnités reçues en N mais des indemnités ont été reçues en N+1.

Lorsque nous avons déjà reçu les indemnités d’assurance sur le compte bancaire de la résidence sur l’exercice N+1, il est nécessaire de procéder à une écriture d’inventaire.

Dans cet exemple, nous allons admettre une franchise de 300 € que l’assurance ne versera pas sur le compte bancaire. (1500 € - 1200 € = 300 €)

Date	N° comptes	Libellés comptes	Débit	Crédit
25/02/N+1	468700000	Versement indemnités assurance		1200
25/02/N+1	513000000	Versement indemnités assurance	1200

Vous devez ensuite effectuer une opération diverse dans le journal OD au débit du compte 4687 en contrepartie du crédit du compte 6688 en date du dernier jour de l’exercice N.

C'est-à-dire l’exercice auquel nous avons imputé la facture du sinistre.

Cette opération permet de ne pas modifier la date de l’écriture du journal banque BQ, ce qui est essentiel pour le rapprochement bancaire, et d’avancer les indemnités reçues en N+1 sur l’exercice N.

Date	N° comptes	Libellés comptes	Débit	Crédit
31/12/N	6688	Versement indemnités assurance		1200
31/12/N	4687	Versement indemnités assurance	1200