Introduction :

Lorsqu’un copropriétaire désire se séparer d’une partie ou de la totalité de ses lots, il fait appel à un notaire pour encadrer la vente.

Le notaire doit se charger de notifier toutes les parties créancières du copropriétaire afin de déduire si nécessaire du prix de vente les dettes qu’il aurait pu accumuler.

Le syndic de copropriété est notifié car des appels de fonds sur charges pourraient être impayés.

Le terme créance doit être entendu de façon juridique c'est-à-dire un droit que détient une personne dite le « créancier » à l’encontre d’une autre personne dite le « débiteur » ou la « personne débitrice » qui lui doit la fourniture d’une prestation. Il faut que la dette soit exigible pour qu’on puisse parler de créance juridiquement.

Lorsque vous recevez une notification du notaire, vous devez cibler la résidence, le copropriétaire et les lots concernés par la vente.

Nous ne devons pas confondre la notification de vente du notaire et la vente effective des lots qui est matérialisée par un acte de vente ou un certificat de vente que nous traiterons plus tard.

A ce stade, nous devons exclusivement transcrire et expédier l’opposition sur vente au notaire.

Note : Le délai légal pour effectuer une opposition sur vente est de 8 jours à compter de la réception de la notification. Néanmoins veillez à effectuer le plus rapidement possible l’opposition

afin d’éviter tout débat avec les notaires ou les copropriétaires.

On ne peut réclamer au vendeur que les montants qui sont exigibles au jour de la vente ceci implique que seuls ces montants peuvent figurer dans l’opposition.

Art. 25 Loi 16 mai 1975 Al. 2 « Cette opposition, à peine de nullité, énoncera le montant et les causes de la créance »

Une répartition d’exercice non-approuvée en assemblée générale n’est pas exigible.

1) Etablissement de l’opposition sur vente

Nous devons identifier le copropriétaire concerné par la vente, puis via la touche F1, entrer le nom du copropriétaire dans l’identité.

Nous sélectionnons le modèle d’évènement qui a été crée afin d’établir l’opposition sur vente.

Vous trouverez ce modèle dans le répertoire suivant : Comptabilité/Comptabilité/Opposition au notaire « nom de la société »

Nous devons indiquer dans le « Sujet » de l’évènement « Opposition vente ORADOUR – JEAN CHARLES » pour cet exemple, puis paramétrer à droite dans l’ordre « l’immeuble » et ensuite le « Lot »

Enfin, nous cliquons sur la petite icône [txt] afin de modifier le contenu de l’évènement.

Nous obtenons la fenêtre suivante avec en visuel la première page de l’opposition sur vente, plusieurs points sont à compléter.

Tout d’abord l’adresse du notaire doit figurer en haut de page, et non celle du copropriétaire.

Le nom du copropriétaire ainsi que le lot sont repris automatiquement car nous avons complété « l’immeuble » et ensuite le « Lot » à l’étape précédente.

La « date indiquée pour la mutation » doit être le premier jour du mois suivant la notification. Exemple nous recevons la notification le 07/01/2021, la date arrêtée est donc le 01/02/2021.

La raison est que l’appel de fonds mensuel est exigible dès le premier jour du mois et que nous ne recevrons probablement pas l’acte de vente en 01/2021, cela reste toutefois une hypothèse.

Bien souvent la date réelle de vente ne figure pas sur la notification de vente pour opposition.

Note : Il n’est plus possible de provisionner « par sécurité » un montant sur une opposition sur vente. La seule marge de manœuvre est de considérer que nous ne recevrons pas l’acte de vente sur le mois en cours.

Pour information, le syndic ne considère pas la date de vente figurant sur l’acte de vente du notaire, mais la date de réception dans nos locaux de l’acte de vente, que ce soit par mail ou par courrier.

Le « solde dû au » sera arrêté dans cet exemple au 01/02/2021, comme vu ci-dessus.

Concernant les « Frais d’établissement du certificat de vente » le montant initial facturé suivant contrats de syndic est de 200 € HT.

Nous devons appliquer la TVA donc 200€ x 1,17 = 234,00 € TTC

Prudence aux indexations sur les salaires, depuis le 1er janvier 2020, un nouvel indice est en vigueur (834,76 au lieu de 814,40)

Pour appliquer le nouvel indice, nous devons comparer l’indice du contrat de syndic avec l’indice actuellement en vigueur. Admettons que l’indice du contrat est de 814,40, alors :

234 € TTC x (834,76/814,40) = 239.85 € qui est le montant à facturer au copropriétaire.

La « Provision pour frais de procédure » ainsi que les « Appels de fonds travaux » ne sont à compléter que si ces fonds sont déjà appelés et exigibles. Ce n’est pas le cas dans notre exemple.

Si des travaux ont été votés mais ne sont pas encore exigibles, nous devons compléter le paragraphe « Des travaux ont été votés… » afin d’en informer le notaire et l’acquéreur.

Si une procédure juridique est en cours sur la résidence (litiges promoteur, impayées sur charges copropriétaires, autres) mais qu’aucun fonds n’a été voté à l’instant T, alors nous devons compléter ce paragraphe.

Nous informons le notaire que si la date de vente réelle est décalée de plus d’un mois, celui-ci doit nous demander une actualisation de notre opposition sur vente.

Néanmoins nous pouvons toutefois indiquer au notaire que si la vente est effectuée après soit en 03/2021, alors il faut ajouter dans notre exemple à notre total la somme de 110,00 €

soit le montant d’une avance de charges supplémentaire.

Il reste à indiquer si un « Fonds de roulement » est présent sur la résidence en contrôlant les comptes de capitaux de classe 1 sous « Consultation de compte »

Si le montant figurant dans le compte 1 « Fonds de roulement » ne semble pas correct, nous devrons recalculer manuellement le fonds de roulement.

La formule est la suivante : Montant total du fonds de roulement x (Millièmes des lots vendus / 1000)

Note : Le fonds de roulement sera remboursé au vendeur et ré imputé à l’acquéreur lors de la vente effective.

Nous indiquons également si un « Fonds de réserve » est disponible sur la résidence, en contrôlant les comptes de capitaux de classe 1 sous « Consultation de compte »

Inutile ici de préciser son montant car le fonds de réserve reste attaché au lot et appartient à la résidence et non au copropriétaire.

Nous avons complété la première partie du document qui est la plus compliquée, voici la deuxième partie.

Nous indiquons pour nous couvrir que « la lecture intermédiaire des compteurs ne se fera que sur demande expresse du vendeur »

Note : Nous vous conseillons toutefois d’effectuer une demande de lecture intermédiaire au prestataire d’eau et chauffage pour éviter toutes polémiques avec vendeurs et acquéreurs en fin d’exercice.

Le compte bancaire de la résidence est repris automatiquement, un article du règlement du Grand-ducal est également mentionné pour préciser que l’acte de vente doit nous être envoyé dans les meilleurs délais.

Nous rappelons ici que la vente est considérée pour le syndic qu’à réception de l’acte, et non à la date de l’acte de vente.

Il ne reste plus qu’à compléter les dates des 3 dernières assemblées générales que nous joindrons à notre opposition pour le notaire.

Enfin, le document doit être obligatoirement signé par le comptable, le gestionnaire et le service juridique, qui sont responsables de cette opposition en cas de litiges.

Une copie de l’opposition sur vente doit être envoyée au vendeur ; c’est apprécié et si le vendeur a une question particulière, il ne se retrouve pas pris de court devant le notaire lors de la vente.

Nous éviterons ainsi, une urgence inutile et un mécontentement certain du vendeur.

2) Comptabilisation des frais de mutation

Comptabilisez dès cet instant les frais de mutation pour l’opposition que vous venez détablir. La date de l’écriture est la date du jour, le montant est celui que vous avez calculé précédemment.

Le libellé de votre écriture sera « Frais de mutation ORADOUR »

Date	N° comptes	Libellés comptes	Débit	Crédit
07/01/2021	475200000	Honoraires de mutation		239,85
07/01/2021	4011ORADOUR	ORADOUR 4 SARL	239,85

3) Envoi de l’opposition sur vente

Nous rédigerons le mail au notaire avec la copie de l’opposition sur vente signée par les 3 collaborateurs, la copie des 3 derniers procès-verbaux d’assemblée générale ainsi que la copie de l’assurance et d’un extrait de compte si nécessaire.

Ci-dessous un exemple simple et efficace de la communication que nous devons adresser au notaire :

« Vous trouverez en pièce jointe l'opposition sur vente de Monsieur XXX ainsi que les derniers procès-verbaux d'assemblée générale.

Merci de nous communiquer dès que possible l'acte de mutation pour éviter d’imputer les prochaines avances mensuelles au vendeur. En effet, le syndic considère la vente à la date de réception de l'acte. »

La copie de l’opposition sur vente au vendeur peut se faire par courrier ou par mail, ci-dessous un exemple simple et efficace de la communication que nous devons adresser au vendeur :

« Vous trouverez en annexe la copie de votre opposition sur vente concernant la résidence susmentionnée. Le notaire Maitre XXX a également reçu un exemplaire.

Dans votre intérêt et pour ne pas vous imputer les prochaines avances mensuelles à votre charge, merci de nous communiquer le plus rapidement possible une copie de votre acte de mutation une fois la vente effective. »

4) Classement et suivi

Pour votre organisation, classez cette opposition dans un classeur à cet effet. Pour éviter les litiges nous vous conseillons de vérifier une fois par mois que vous avez bien reçu l’ensemble des actes de ventes faisant

suite à vos oppositions sur vente.

Note : Il est important de retenir que nous ne pouvons pas imputer les charges à l’acquéreur de façon rétroactive, parce que nous considérons la vente à réception de l’acte.

La récupération des charges impayées par le vendeur peut être fastidieux si nous recevons l’acte tardivement, soyez prudent et vous finirez par gagner en temps de traitement.