1) Délai de
paiement des factures par virements
Pour optimiser votre temps de
traitement dans cette tâche, vous pouvez effectuer une session de paiement
fournisseurs chaque quinzaine de mois.
Néanmoins pour ce délai, la
trésorerie de la résidence doit être saine, la validation et la saisie des
factures doivent être fluides.
Auquel cas, vous ne pourrez
pas vous permettre d’atteindre ce délai.
Nous recommandons vivement à
ce que toutes les factures du groupe puissent être payées une fois par semaine.
Nos sociétés ont besoin de liquidité,
notamment pour l’achat
régulier de matériel.
2) Paiement
des factures par virements
Le paiement des factures pour
un seul et même immeuble doit être effectué dans ce répertoire :
Comptabilité/Compta/module de paiement
Saisir BQ dans le « code journal » puis le numéro de
l’immeuble dans « code entité »
« Échéance
au » : ajouter une année supplémentaire afin que toutes les factures
apparaissent bien dans le module de paiement,
puis cocher « Sélection des factures à payer » puis « Valider »
Le paiement des factures pour
une multitude d’immeubles doit être effectué dans ce répertoire :
Comptabilité/Compta/Virements
multi-activités
Quelque soit la méthode
utilisée la fenêtre qui s’ouvre est similaire, pour le module de paiement on
précise le numéro de l’immeuble, en multi-activités ce n’est pas nécessaire.
Il y deux options
supplémentaires dans le module Virements multi-activités, vous pouvez choisir
le login du comptable concerné mais également effectuer une « reprise de saisie »
en cas de mauvaises
manipulations dans le logiciel. Vous n’aurez ainsi pas besoin de recommencer la
saisie à partir de zéro.
Une barre de chargement
s’exécute, pendant ce temps le système lettre l’ensemble des paiements
précédents et calcul l’affichage de vos factures à payer.
Sur la
fênêtre suivante, pensez à cocher et décocher la case « Payer » et
« Rég » afin de bien dé-selectionner toutes les factures. (1)
Cliquer sur la colonne
« Montant » (2) puis sur la
colonne « Entité » (3) : dans
ce cas, les factures seront classées à la fois par montant du plus petit au
plus grand et par entité.
On peut
vérifier le solde bancaire de la résidence avant tout paiement par la colonne
toute à droite.
Il faut contrôler que la
facture physique corresponde bien à ce qui a été saisie et qui figure à
l’écran. A savoir le fournisseur, le libellé, le numéro de facture et le
montant.
Pour sélectionner une facture
à payer, cocher simplement la ligne correspondante à la facture dans la colonne
« Payer »
Lorsque toutes les factures
nécessaires sont cochées pour paiement, dans « Mode
de règlement » choisir « Virement »
puis cliquer sur « Valider »
en bas à droite.
Notes
: Il est possible de
payer des factures en plusieurs fois (par acomptes), dans ce cas on clique sur
la case correspondante de la colonne « montant »
puis on change manuellement le montant souhaité.
Nous pouvons vérifier l’état
du solde du compte fournisseur en double cliquant sur le libellé ou sur le
fournisseur.
Cela permet de déduire une
note de crédit existante ou bien un double paiement ou voir les acomptes passés
précédemment.
Dans la fenêtre suivante, vous
apercevez le récapitulatif des factures prêtes pour paiement. Si tout est OK,
alors on clique à nouveau sur « Valider ».
A cette étape, il faut saisir
dans la case « Libellé inscrit sur extrait
bancaire » (1) le caratère # ou *
selon les besoins de la communication du libellé bancaire pour le fournisseur.
Puis « Générer
le fichier bancaire » (2) afin de générer les
fichiers XML à uploader sur Multiline et
« Comptabiliser » (3)
Reste à « Valider » la dernière étape pour que le logiciel Crypto génère
les écritures comptables de toutes les factures payées dans la résidence.
