PERTE MANDAT DE SYNDIC

1) La notification

Lorsque l’assemblée générale décide que notre mandat de syndic n’est pas reconduit, le gestionnaire doit avertir par mail les collaborateurs intéressés le plus tôt possible.

1) La direction et les responsables doivent être notifiés afin de déterminer les causes de la perte du dossier et pouvoir mettre à jour les parcs sur les différents tableaux de bord.

2) La comptabilité interne doit être notifié afin de pouvoir effectuer la mise à jour du dossier ainsi que la régularisation des derniers honoraires.

3) Le service juridique doit être notifié afin d’établir les dernières facturations relatives au suivi des litiges.

4) Le service technique doit être notifié afin d’établir les dernières facturations relatives aux clés, au suivi des chantiers et des sinistres.

5) Les responsables des sociétés IMAGIVERT, IMMOSERVICES et TRAVAUX MODERNES pour établir la facturation et la mise à jour de leurs dossiers.

6) Le comptable doit être notifié afin de payer rapidement les dernières factures ouvertes du groupe.

Pour information, l’accès au compte bancaire de la résidence peut nous être destitué à tout moment par le nouveau syndic dès l’envoi du contrat de syndic et du dernier procès verbal d’assemblée générale à l’agence bancaire de la résidence.

Nous devons être réactif lorsque notre mandat n’est pas reconduit et anticiper le risque de perte du mandat avant l’assemblée générale, en notifiant les collaborateurs intéressés.

2) La remise des dossiers

La remise des dossiers doit être effectuée par le comptable et le gestionnaire de la résidence concernée. Nous sommes tenu de restituer jusqu’à 10 années d’archives selon notre période de gestion du mandat.

Le comptable doit retirer les classeurs comptables ainsi que les extraits de comptes bancaires des archives.

Il doit également rassembler les dernières factures ouvertes et les derniers classeurs de l’exercice N ainsi que l’ensemble des documents nécessaires pour le nouveau syndic.

La balance du dernier exercice approuvé doit être transmise. Un grand livre des dernières écritures doit être fourni. Ce grand livre sera borné du premier jour de l’exercice comptable jusqu’à la date de l’assemblée ou du jour de la remise.

Aucuns documents tels que l’état des dépenses ou les répartitions d’exercice ne doivent être transmis au nouveau syndic si ces derniers ne sont pas approuvés en assemblée générale. Cela engage notre responsabilité.

Le gestionnaire doit retirer l’ensemble des classeurs et dossiers de gestion dans les archives.

Il doit également rassembler les derniers dossiers et classeurs ouverts, le cahier des PV d’AG ainsi que l’ensemble des documents nécessaires pour le nouveau syndic.

Une décharge doit être imprimée avec le listing de l’ensemble des documents transmis, celle-ci doit être signée par le nouveau syndic dès réception.

2) La mise à jour dans CRYPTO

Afin d’informer l’ensemble des collaborateurs qui ont la nécessité d’intervenir sur le dossier, nous devons mettre à jour l’immeuble dans CRYPTO.

Cela permet notamment à l’accueil de renseigner correctement les clients ou les fournisseurs, aux assistants de ne pas saisir les nouvelles factures reçues.

A) La mise à jour administrative

Le gestionnaire doit paramétrer la résidence perdue de la même façon que l’exemple ci-dessous.

Dans la fiche immeuble, sous l’onglet « Immeuble » nous devons modifier l’adresse en ajoutant un « Z » devant, renseigner le « Code Syndic » afin que chacunpuisse renseigner les interlocuteurs du changement de syndic.

Le « Code entité » doit être précédé d’un  « Z », d’un « Y » ou d’un « X » selon la disponibilité du code dans la base de données.

Dans le second onglet sous « Syndic et AG » les cases du login « Gestionnaire » « Comptable » et Assistant » doivent être vides.

B) La mise à jour comptable

Le comptable doit supprimer les coordonnées bancaires (BIC + IBAN) dans le compte comptable de la banque « 513100000 » ainsi que le compte épargne si nécessaire.

Cela permet immédiatement de ne plus tenir compte des factures ouvertes dans les modules de paiement comptable.

Le comptable doit également désactiver l’accès aux comptes en ligne des copropriétaires, pour se faire nous devons nous positionner dans le module Comptabilité/Compta/Consultation de comptes puis sélectionner

l’ensemble des copropriétaires en code « 4011 » avec l’aide de la touche du clavier « SHIFT »

Nous cliquons ensuite sur « Lien internet » puis « Désactiver les comptes sélectionnés ». Un traitement sera alors effectué sur l’ensemble des fiches copropriétaires afin de désactiver l’accès au service client.

La mise à jour de la publication client est effectuée pendant la nuit et les modifications seront prises en compte à cet instant.