EXPEDITION PROJET DE REPARTITION

1) Expédition E-mailing d’un contenu courrier avec une annexe fixe et une annexe variable.

La première étape consiste à ouvrir le module de « gestion des répartitions », de sélectionner la répartition concernée puis de cliquer sur « imprimer décomptes ».

Cette fenêtre que vous connaissez bien s’ouvre, il faut paramétrer comme suit :

Puis, cliquez sur « Tout traiter »

Une barre de chargement s’ouvre et s’exécute, la durée dépend du nombre de copropriétaires sur la résidence.

La liste des d’évènements crées s’affiche, « conclure » directement.

Puis cliquez sur « Envoyer une copie » deux fois comme suit :

1) Dans la fenêtre qui s’ouvre ci-dessous, sélectionner Comptabilité/Secrétariat/Email projet répart CS – GENESIS (si conseil syndical sinon l’autre évènement sans CS)

2) Une fois le courrier affiché, cliquez sur l’onglet « PJ »

Dans la fenêtredes pièces jointes (PJ) vide qui apparait, Glissez-Déposer l’état détaillé au format *PDF ou bien allez le rechercher dans votre dossier où il se situe via le bouton [+]

3) Revenez sur l’onglet « Evènement » et validez la fenêtre.

Une barre de chargement s’ouvre, durée selon le nombre de copropriétaires.

Cette étape est cruciale, la duplication de l’état détaillé s’opère sur tous les copropriétaires et la répartition individuelle personnelle est également jointe.

La série de mailing est prête pour expédition.

Dès que la barre de chargement est terminée, la fenêtre ci-après s’ouvre, cliquez sur « Expédier » puis « Expédier les évènements » et validez avec la petite coche verte.

Lorsque les évènements sont expédiés, un numéro de traitement apparaitra dans la colonne « Traitement » ci-dessous :

CRYPTO va automatiquement envoyer des mails dès lors que la fiche identité copropriétaire contient un mail.

Néanmoins, si aucune adresse mail n’est renseignée ou si le mail n’a pas fonctionné pour X raisons, le message suivant apparaitra :

En validant par « OK » la fenêtre qui apparaitra affichera la liste des copropriétaires dont le mail n’a pas fonctionné. Dans le présent exemple 1 fiche.

Vous devrez alors imprimer et mettre sous pli les documents pour garantir à tous nos copropriétaires une copie des documents souhaités.

Comme suit :

Lorsque la fenêtre pour l’impression s’ouvre, cliquer sur « OK » deux fois, sélectionnez le dossier de destination puis valider par « OK » deux fois

pour les fenêtres « Prefixe » et « Séparateur » puis lorsque « Traitement terminé » cliquez sur OK.

Il ne reste plus qu’à sélectionner vos fichiers crées dans le dossier souhaité puis de cliquer droit « imprimer »

Vous pouvez sélectionner jusqu’à 15 fichiers à imprimer d’un coup.

Une fois la procédure assimilée, les manipulations sont rapides. Le temps d’attente est principalement lié aux barres de chargement en fonction de la taille de la résidence.

Cette procédure pourra vous être utile pour d’autres domaines d’applications.