I) Le mode opératoire
Préambule :
- Aucune facture non-tamponnée
« Reçue le » ne sera saisie.
- Aucune facture par mail ne sera
désormais acceptée.
- Aucune facture ne doit être
antidatée par la
comptabilité interne, la facturation rétroactive fausse les échéances
de règlements.
La date de la facture doit
correspondre à la date de l’établissement de la facture même si les prestations
ont été effectuées antérieurement.
- Aucune facture ne sera acceptée
et mise à la charge de la copropriété si l’adresse de facturation est
incorrecte. Exemple : Facture adressée à nos sociétés ou à un
copropriétaire.
1) L’accueil doit tamponner
« Reçue le » toutes les factures, y compris les factures du
groupe et les factures récurrentes pour connaitre précisément toutes les
échéances et différentes étapes d’acheminement des factures.
Toutes les factures sont
classées par l’accueil selon la méthode suivante : les factures des parcs
CASTEL dans la pochette CASTEL et les factures des parcs GENESIS dans la
pochette GENESIS.
2) Mourad reçoit de l’accueil
les 2 pochettes CASTEL + GENESIS chaque jour et distribue aux gestionnaires les
factures reçues.
Pour respecter l’équité de la classification
des factures par parc, il désignera le gestionnaire CASTEL et le gestionnaire
GENESIS qui scindera en premier ses factures.
Le gestionnaire fait circuler
ensuite les factures restantes au gestionnaire suivant. Si un gestionnaire est
absent, les autres gestionnaires lui place ses factures dans sa bannette afin
d’éviter un tas de factures abandonné.
En cas d’absence de Mourad, une
rotation sera mise en place.
3) Le
gestionnaire doit faire une codification régulière et précise des factures.
La codification doit comporter
les éléments suivants : Nature de la dépense par des mots clés précis
et tenant compte des spécificités de chaque immeuble (Clés répartitions, blocs,
équipements, autres), date validation, login gestionnaire, numéro immeuble,
récupération ou non sur locataire induite par la nature de la dépense.
(Exemple : L’entretien divers est une charge récupérable, les travaux
immeubles sont des charges non récupérables)
Il faut garder à l’esprit que
ce sont les assistants qui saisissent les factures et ils ne pourront pas
interpréter la dépense correctement si vous n’êtes pas précis.
Le comptable ne doit pas corriger
l’ensemble de l’état des dépenses en fin d’exercice.
Si le gestionnaire préfère indiquer
le compte comptable à 9 chiffres plutôt que des mots, il doit s’assurer que le
numéro de compte est correct et bien regarder l’historique des dépenses dans
les comptes.
Que ce soit par des mots ou
par des chiffres, la nature de la dépense est déterminée par le plan comptable
attaché à cette procédure.
Les factures contestées
doivent être codifiées et saisies : la mention « Ne pas
payer »doit être mentionnée.
La validation avec le tampon
« validée le » doit intervenirà J+2 suivant le tampon « Reçue
le » de l’accueil. En cas d’absence prolongée, une personne sera désignée
pour traiter la validation du gestionnaire absent sauf factures particulières.
Les factures qui n’ont pas
besoin d’être codifiées sont les suivantes, seul le code immeuble devra être
noté par le gestionnaire.
Eau, Electricité, Gaz,
Nettoyage parties communes, Honoraires syndic, Téléphone ascenseur.
4) L’assistant comptable reçoit
dans la bannette prévue à cet effet l’ensemble des factures codifiées par le
gestionnaire. Un scan des factures est effectué ainsi que la saisie à J+3 suivant
la date de validation du tampon du gestionnaire.
Le tampon « Saisie le » est ajouté.
5) Le comptable reçoit les factures
saisies de l’assistant comptable et paie l’ensemble des factures. Il appose le
tampon « Payée le » sur la facture.
Un paiement par semaine doit être effectué par le comptable pour les
factures du groupe, une fois toutes les deux semaines pour les autres
fournisseurs.
Le comptable doit effectuer le paiement avec la facture physique
obligatoirement, et déduire les notes de crédit existantes.
Conclusion :
La facture obtient une date de réception, une date de validation, une
date de saisie et une date de paiement.
Si un retard de paiement est constaté, une analyse de l’acheminement des
factures sera effectuée
II) Raisonnements du mode
opératoire
L’assistant comptable ne reçoit
pas les factures avant la validation du gestionnaire car il n’effectue
pas la commande des prestations auprès des fournisseurs.
Il ne connait pas la nature et
les conditions de ces prestations (sinistres ou travaux ?
entretiens récupérables ou non récupérables ?...), ni comment
répartir la charge.
Il n’est pas en mesure de
connaitre le règlement de copropriété et les clés de répartitions y relatives.
Il ne sait pas si la facture
est contestée. Il ne pourra pas saisir la facture avec un libellé adéquat pour notifier
le comptable de « NE PAS PAYER ». Pour rappel, toutes les factures
doivent être saisies.
Une facture s’annule par une
note de crédit et par aucune autre méthode.
Nous devons privilégier le
circuit court par gain de temps et éviter la perte de factures. Il n’y a pas d’intérêt
de saisir une facture si la codification n’est pas la bonne.
Le mode opératoire actuel est
le plus rapide, le plus fiable et le plus logique.
L’assistant comptable qui
saisit les factures ne connait pas les adresses des résidences. Il y a une
quantité importante d’homonymes concernant les noms de résidence.
Cela engendre des erreurs de
saisies et une perte de temps pour régulariser les écritures.
Si l’assistant comptable scan
la facture avant qu’elle ne soit codifiée, il n’y aura aucune trace du tampon
de validation du gestionnaire.