RELANCES COPROPRIETAIRES

Introduction :

Les relances copropriétaires permettent de maintenir une trésorerie saine sur une résidence.

Le budget qui est voté en assemblée générale n’est que théorique et le comptable doit s’assurer que les fonds appelés sont bien disponibles en banque.

Pour réaliser ce suivi, les relances doivent être effectuées tous les 15 de chaque mois.

Avant de débuter les relances, il faut d’abord s’assurer que la saisie des versements des copropriétaires sur le compte bancaire de la résidence est à jour.

I) Paramétrage des frais de relance sur une résidence

Le paramétrage des frais de relance doit être effectué dans le « Code entité » de la fiche immeuble concernée, sous l’emplacement « Frais de relance »

Il doit tenir compte du contrat de syndic mais aussi des indexations. Chacune des cases correspond à un code compteur que nous verrons dans la section qui suit.

II) Les principales étapes de la procédure des relances

1) La relance par extrait simple, sans frais.

2) La relance par recommandé, avec frais.

3) La transmission du dossier au service juridique pour mise en demeure puis ordonnance de paiement.

1) La relance par extrait simple, sans frais.

Le répertoire pour accéder au module des relances est le suivant : Comptabilité/Compta/Relance d’impayés

La fenêtre suivante s’ouvre :

Nous pouvons indiquer le « Code entité » de la résidence à relancer et le « Solde débiteur > » qui détermine le montant à partir duquel nous allons relancer les copropriétaires.

Après avoir renseigné ces deux cases, nous pouvons cliquer sur « Afficher les réponses »

Nous pouvons dès lors classer les relances par montant en cliquant sur l’entête de la colonne « Solde au (Date du jour) ».

La colonne « Cpteur relance » permet de déterminer le degré de la relance, un extrait de compte simple sans frais correspond à un code 0.

Nous pourrions choisir de « Tout sélectionner », ce qui aurait pour incidence de cocher l’ensemble des cases de la colonne à l’extrême gauche du tableau et ainsi relancer l’ensemble des copropriétaires affichés.

Cependant il y a plusieurs éléments à analyser avant de relancer un copropriétaire.

Pour analyser le détail du solde affiché, un double-clique sur la ligne concernée permet d’afficher l’ensemble des mouvements du compte copropriétaire.

1) Nous devons tenir compte des ordres permanents des copropriétaires en analysant l’historique des mouvements du compte. Inutile de relancer un copropriétaire débiteur alors que

nous savons pertinemment que nous allons recevoir un virement dans les jours qui suivent.

2) Nous devons prêter attention aux répartitions d’exercice qui sont générées sur les comptes des copropriétaires mais qui ne sont pas encore exigibles car l’assemblée générale n’a pas encore approuvée les comptes.

3) En cas d’homonymes parmi les copropriétaires, il peut être judicieux de vérifier si l’imputation des versements a bien été effectuée lors de la saisie des financiers.

4) Si un copropriétaire possède plusieurs comptes copropriétaires, nous devons nous assurer que la ventilation de ses versements est bien effectuée.

5) Idéalement, le comptable doit communiquer avec le gestionnaire pour connaitre les copropriétaires à ne pas relancer pour des raisons pratiques. (Contestations des charges, éclaircissement d’éléments en cours…)

Pour notre confort visuel lors de l’analyse, nous pouvons « Exclure » un copropriétaire de la liste présentée.

Après cette analyse, nous pouvons cocher les copropriétaires à relancer dans la colonne à l’extrême gauche puis cliquer sur « Traiter la sélection »

La fenêtre suivante s’ouvre :

Nous devons utiliser le « Code journal » « RES » qui est le journal pour la saisie des frais de relance, même si dans cette étape il n’y a pas de frais générés.

La « Date imputation » indique la date à laquelle les frais seront imputés sur le compte copropriétaire.

En dessous est présenté le tableau récapitulatif des frais. Le paramétrage des frais de relance sont récupérés de la fiche immeuble.

Pour finir, nous cliquons sur « Valider », cette nouvelle fenêtre s’ouvre :

Le modèle d’évènement adapté que nous devons utiliser pour un extrait de compte simple est le suivant : Comptabilité/ Comptabilité/Extrait de compte

Nous pouvons ajouter un « Sujet » si nous souhaitons être plus précis pour l’historisation du copropriétaire dans CRYPTO. En effet, le nom de l’évènement généré est ce « Sujet »

Le « Code expédition » permet de paramétrer combien de courriers seront générés pour un copropriétaire. Si nous sélectionnons « A tous les indivisaires du compte » alors autant de courriers que d’indivisaires seront générés.

Il est préférable de choisir cette dernière option car les indivisaires de biens sont solidaires de la dette.

Nous devons ensuite sélectionner « Du … Au … » pour renseigner la date de départ ainsi que la date de fin pour l’extrait de compte qui sera généré.

La date de départ correspond au lendemain de la dernière clôture de l’exercice comptable (cette date devrait être reprise automatiquement par CRYPTO) puis la date de fin est la date du jour de la relance.

Nous cliquons ensuite sur « Valider » puis les courriers sont générés par le logiciel.

Après ce chargement, la fenêtre suivante apparait :

Nous devons tout d’abord contrôler le contenu des courriers générés en double-cliquant sur la première ligne affichée :

Puis en cliquant sur le petit bouton « [txt] » ci après :

Parfois, la présentation du courrier par défaut comporte quelques approximations qu’il convient de corriger.

Ici, le nombre de caractères dépasse la colonne « Libellé » et le montant au crédit est décalé pour atteindre la colonne « Date ». Il faut supprimer les caractères inutiles.

De même si courrier est mal tronqué entre la première et la deuxième page, il convient de modifier la présentation initiale.

Lorsque la présentation est correcte, nous pouvons fermer la fenêtre ci-dessus par la croix rouge habituelle. Nous nous retrouvons à la position précédente, il suffit de cliquer sur « suivant » afin de passer au prochain courrier généré.

Nous procédons courrier par courrier. Lorsque c’est terminé, nous récupérons la fenêtre principale. (Liste des courriers/évènements générés.)

Nous sélectionnons l’ensemble des évènements (raccourci clavier CTRL+A) puis nous cliquons alors sur « Expédier » puis « Expédier les évènements » afin d’imprimer les courriers vers l’imprimante.

Il est important de patienter que la case orange « Expédition des X fiches Evènement » se ferme avant de continuer une autre tâche, sous peine d’une impression boguée en mode paysage.

Lorsque la case orange est fermée, nous pouvons quitter cette fenêtre de liste d’évènements et passer à la résidence suivante pour recommencer le cycle du départ.

Il est également possible d’expédier par mail les relances plutôt que d’imprimer un courrier.

Dans ce cas précis, nous devons d’abord nous assurer qu’une adresse mail est bien renseignée dans la fiche copropriétaire concernée.

Au lieu de cliquer sur « Expédier » comme précédemment, nous devons cliquer sur « Conclure » et valider par « OK » la question « Chronoter x fiches ? » puis cliquer sur « Envoyer une copie »

Dans la nouvelle fenêtre, nous sélectionnons le modèle d’évènement Comptabilité/Secrétariat/Email Nom de la société

Nous ajoutons un titre au sujet du mail qui est aussi le titre de l’évènement, ainsi que le nom de l’immeuble à droite puis nous mentionnons la phrase suivante dans le corps de mail :

Nous cliquons sur « Valider », le logiciel duplique alors la pièce jointe et prépare le mailing.

Pour terminer, dans la nouvelle fenêtre nous cliquons sur « Expédier » puis « Expédier les évènements », cette fois l’évènement sera expédié par mail et non en courrier.

2) La relance par recommandé, avec frais.

Lorsque le copropriétaire ne tient pas compte de notre premier courrier ou mail, alors nous devons passer au degré supérieur et envoyer une relance en recommandé au 15 du mois suivant.

Si un copropriétaire paie partiellement sa dette ou convient avec notre accord d’échelonner ses versements, nous pouvons suspendre la procédure.

Le principe et le cycle est identique à la différence que le code dans la colonne vu précédemment « Cpteur relance » sera la chiffre 1 au lieu de 0.

Ce code est prévu pour générer des frais de relances qui seront imputés sur le compte du copropriétaire concerné.

Le contenu du courrier doit aussi être adapté à la situation et le modèle d’évènement est Comptabilité/ Comptabilité/ Relance (1ère)

Notre enveloppe doit être tamponnée par la mention « Recommandé » afin que l’accueil puisse être en mesure de savoir que nous souhaitons expédier notre courrier en recommandé.

Il n’est évidemment pas possible d’expédier par mail une seconde relance.

3) La transmission du dossier au service juridique pour mise en demeure puis ordonnance de paiement.

Lorsque le copropriétaire ne se manifeste toujours pas, nous devons transmettre le dossier au service juridique afin que ce dernier puisse effectuer une mise en demeure, essentielle au bon déroulement de la procédure.

Nous ne devons pas ralentir le travail du service juridique et il convient de vérifier l’identité du copropriétaire. Son nom ainsi que son prénom doivent figurer clairement (pour le mari et l’épouse), conformément aux mentions de l’acte de mutation.

Nous indiquons également nos actions précédentes et toutes les informations qui pourraient être intéressantes pour le service juridique.

Après une mise en demeure, une ordonnance de paiement n’est possible qu’à partir d’un débit supérieur à 800 €. Une procédure par ordonnance de paiement engendre des frais juridiques et le coût est en moyenne de 300 €.

Au-delà d’un débit supérieur à 10 000 € il n’est plus possible d’effectuer une ordonnance de paiement et un avocat doit être mandaté par le syndic. Nous comprenons dès lors l’intérêt de ne jamais atteindre ce cas extrême.

Notre responsabilité en tant que syndic peut être mise en cause, nous devons gérer nos résidences en « bon père de famille »