SAISIE FACTURES, MASQUES & PLAN COMPTABLE

La saisie des factures est effectuée à partir du répertoire Syndic/Comptabilité/Compta/Saisie, dans le journal AC

Les opérations diverses doivent être saisies dans le journal OD

1) Points de contrôle

- La date de la facture, c'est-à-dire la date d’édition de la facture. Ne pas confondre avec la date d’intervention ou la date de devis qui peut être présente sur le document.

- Le compte d’imputation de la facture. Regarder le tampon du gestionnaire tout en gardant un œil critique sur son imputation.

Regarder l’historique des saisies des factures similaires dans la comptabilité et le plan comptable disponible.

Comparer le plan comptable. Poser la question en cas de doute. Vérifier si la facture n’est pas privative et donc à la charge d’un copropriétaire.

- Le numéro de pièce (ou de facture). En cas de doute, regarder toutes les séries de chiffres sur la facture. Il peut y apparaitre un n° de devis, un n° de référence client, un n° de contrat, autres.

Il faut absolument cerner le bon numéro et saisir le n° de la facture.

- Le libellé doit être le plus précis possible. Eviter les formulations de type « Travaux entretien ». Lire la facture et préciser de quelle intervention il s’agit exactement suivi de la date de l’intervention.

Il peut en avoir plusieurs au cours de la même année et nous devons dissocier visuellement ces factures. Tant qu’il y a de la place en caractères pour le libellé, ajouter le maximum d’informations.

Eviter les abréviations lorsque c’est possible. Ajouter « NE PAS PAYER » en cas de facture contestée par le gestionnaire.

- Débit ou crédit. Vérifier s’il s’agit d’une facture, dans ce cas c’est un compte 6 au débit, s’il s’agit d’une note de crédit/avoir ce sera un compte 6 ou un compte 7 au crédit, selon le cas.

- Rattacher la facture scannée par le bouton « Pièces comptables » situé en bas de la fenêtre avant de valider la première ligne au crédit du bloc d’écriture comptable.

Vous pouvez également rattacher une facture scannée en effectuant un « glisser-déposer » du fichier *PDF sur la ligne au crédit une fois le bloc d’écriture comptable finalisé.

Dans un contexte général, utiliser les masques dès que possible. Cela permet de gagner du temps lors de la saisie, mais aussi d’uniformiser les libellés de l’état détaillé des dépenses.

Voici un exemple de saisie pour une facture :

2) Plan comptable à disposition

3) Création des masques

Pour information, les masques permettent d’optimiser le temps de la saisie car nous pouvons semi-automatiser un grand nombre d’éléments.

Les masques peuvent être crées à partir du répertoire suivant :

Syndic/Comptabilité/Compta/Saisie

Sur cette fenêtre, nous devons sélectionner par un double-clique le journal de saisie habituel AC, dans lequel nous saisissons l’ensemble des factures de la résidence.

Dans la fenêtre de saisie comptable suivante, nous saisissons tout d’abord dans « Code entité » le numéro de la résidence concernée par le masque puis TAB puis

nous sélectionnons en bas le bouton « Menus » puis « Utilitaires » puis « Définir les masques »

Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez choisir de modifier un masque existant en sélectionnant le masque dans la liste déroulante ou bien en ajouter un nouveau.

Les autres options disponibles sont la suppression, la duplication ou l’impression.

Cliquez sur « Ajouter »

Nous voici sur la fenêtre de création des masques, onglet « Masque »

Tout d’abord nous devons compléter la case « nom du masque » en étant le plus précis possible. Dans notre exemple, nous avons saisie « LEO : Electricité 40 508 981 »

Le nom du masque n’a aucune incidence dans le libellé de la saisie et il ne sert que de repère dans la sélection de la liste déroulante. Néanmoins plus il est précis, plus la sélection du masque sera aisée.

Ici nous avons spécifié le nombre 40 508 981 qui est le numéro du compteur ou de l’installation, car plusieurs compteurs électriques sont présents dans la résidence JEAN CHARLES.

Ces compteurs ne se saisissent pas tous dans le même compte de charges 6, il convient de faire un masque par compteur électrique.

Nous complétons ensuite le « Libellé par défaut » qui sera le libellé généré pour votre écriture comptable et celui qui sera visible dans l’état des dépenses.

Note : Nous pouvons insérer une variable plutôt qu’un libellé statique. Cette variable permet d’adapter le libellé automatiquement selon la date d’échéance de la facture.

Exemple « LEO : Electricité #m » permettra de générer le libellé de la facture d’électricité du mois de 01/2021 de la façon suivante automatiquement : « LEO : Electricité 01/2021 »

Puis, nous devons ajouter une première ligne avec le bouton [+] sur notre droite, par un compte fournisseur au crédit et la seconde ligne par un compte de charges au débit,

sans oublier bien entendu d’indiquer le montant de notre facture. Si le montant varie les prochains mois, nous devrons saisir manuellement le nouveau montant, le reste sera cependant déjà paramétré.

Enfin cliquez sur le second onglet « Programmation » afin d’établir le cycle de facturation et son échéance.

Nous voici désormais sur l’onglet « Programmation »

Dans notre exemple, la facturation est mensuelle car nous recevons chaque mois une facture d’électricité du fournisseur LEO. Nous cochons « Mensuelle » pour la « Fréquence »

La date figurant dans « Prochaine échéance » est très importante car c’est celle-ci qui détermine la date comptable de votre facture ainsi que le libellé de la variable #m.

Si votre « Prochaine échéance » est au 28/01/2021, alors la saisie de la facture par masque avec la variable #m générera le libellé « LEO : Electricité 01/2021 »

Note : Ici nous créons et nous programmons les masques. Lorsque le masque sera généré dans le module de génération des masques, comme la « Fréquence » est mensuelle,

alors la prochaine échéance basculera automatiquement au 28/02/2021 pour la prochaine saisie de notre facture en 02/2021.

Préférez toujours indiquer le 28 de chaque fin mois, car il n’y a pas toujours 29, 30 ou 31 jours dans un mois, sinon vous pouvez également cocher la case « Fin de mois »

Nous pouvons finir la création de notre masque en cliquant sur « Valider »

4) Génération des masques

Lorsque les masques sont crées, nous pouvons générer les masques.

Pour effectuer cette action nous devons nous rendre toujours dans le répertoire Syndic/Comptabilité/Compta/Saisie

Cette fois, nous cliquons sur « Masques programmés » comme suit :

La fenêtre de génération des masques s’ouvre. Nous devons tout d’abord sélectionner la résidence concernée dans « Code entité » puis indiquer la date pour 

« Rechercher les masques à échéance au ».

Dans notre exemple nous saisissons 28/01/2021, c'est-à-dire la date d’échéance qui a été complétée pendant la création de nos masques comme vu dans l’exemple précédent.

Il reste à sélectionner le masque concerné par la facture à saisir en cochant la petite cellule de la colonne toute à gauche. Contrôler le « Montant » et la « Pièce » en modifiant si nécessaire.

Avant de « Traiter la sélection » nous devons cliquer sur la cellule de la colonne « PJ » pour rattacher la pièce jointe/le scann de la facture.

La fenêtre suivante s’ouvre. Dans un premier temps nous devons paramétrer dans quel dossier nos scann ont été crées, pour cela nous sélectionnons l’icône dossier tout en haut à droite.

Nous indiquons dans l’arborescence qui s’ouvre l’emplacement du dossier où se situe nos scann.

La liste des fichiers *PDF est alors visible à l’écran, nous pouvons classer par « Date modif. » pour que la liste des factures soit dans le même ordre que nos scann effectués à l’imprimante.

Un volet de prévisualisation en bas à droite est disponible afin que nous puissions être assurés que nous avons sélectionné le bon fichier à rattacher pour notre écriture comptable.

Nous sélectionnons ensuite la petite icône d’une flèche qui pointe vers la gauche, ceci ouvre un évènement qu’il suffit de valider tout de suite.

Nous pouvons désormais cliquer sur « Traiter la sélection », le bloc d’écriture comptable sera alors complètement généré (débit et crédit) avec le scann de la facture rattaché.

Vous pouvez ainsi passer à la prochaine facture.