COMPTES EN LIGNE / SERVICE CLIENT

Pour garantir une évolution positive de notre groupe, nous avons décidé de mettre en place la visualisation des comptes en ligne à nos clients.

C’est un réel avantage pour ces derniers qui peuvent visualiser en toute transparence l’état comptable de leur compte personnel et les documents principaux concernant la résidence.

Il s’agit des PV d’AG, contrats, règlement de copropriété/cadastre vertical, certificat de performance énergétique, assurances, l’état détaillé des dépenses, factures jointes en PDF.

A ce titre pour concrétiser cette mise en place, nous devons scanner les documents nécessaires et les ajoutés au logiciel CRYPTO.

I) Tâches effectuées par le gestionnaire

1) Visualisation des documents principaux

Pour réaliser cette tâche, il faut accéder aux dossiers de la résidence concernée via la touche F9.

Nous prendrons dans cette procédure l’exemple de la résidence OXALIDE ET VIOLETTE, pour le dossier assurances.

Pour connaitre les dossiers qui sont en ligne, il faut regarder la colonne « Objet », le nom doit commencer par « SC »

Il y a dans cet exemple les dossiers règlement de copropriété, passeport énergétique et assurances.

Pour créer un nouveau dossier et mettre les documents en ligne qui y sont rattachés notamment celui des PV d’AG, il faut appuyer sur F9 puis cliquer sur créer,

mettre le code de l’immeuble, la référence du dossier, l’identité de la référence comme vous avez déjà l’habitude de le faire et l’objet (débutant par « SC »).

Voir exemple suivant :

Lorsque vous ajoutez un fichier PDF à l’onglet « Documents » de la fenêtre ci-dessus, pour rendre visualisable ce fichier en ligne vous devez effectuer ceci :

Une fenêtre s’ouvre à cet instant. Sélectionner toujours « Syndic », saisissez les *** (3étoiles), pressez TAB puis sélectionnez le modèle d’évènement qui vous intéresse.

Dans notre exemple nous réalisons l’assurance, nous sélectionnons donc le modèle ***Assurance copro @ puis « Valider ».

Merci de noter ici que seul les modèles d’évènement finissant par « @ » permettent de générer le fichier PDF sélectionné précédemment en ligne.

Les copropriétaires doivent avoir accès aux 3 derniers PV d’AG de chaque résidence. Vous devez inclure également les AGEX dans le cas présent.

Le format du nom de fichier dans CRYPTO, onglet document du dossier sélectionné, doit être le suivant :

-Pour les PV d’AG : AnnéeMoisJour-AGO(ouAGEX)-DateClotureAnnéeComptable.(exercice à cheval, année clôture)

Exemple : 20170825-AGO-2017

-Pour tous les types de contrats : AnnéeMoisJour-DéfinitionDuContrat-NomFournisseur

Exemple : 20170825-Assurances-LALUX

II) Tâches effectuées par le comptable

1) Visualisation des appels de fonds travaux, répartitions d’exercice, fonds de roulement/réserves.

Pour réaliser cette tâche, nous devons nous placer dans la fenêtre de la gestion des répartitions, sélectionner la ligne correspondant à votre appel de fonds, et cliquer sur « Imprimer décomptes »

Voici la fenêtre suivante qui s’ouvre :

Paramétrez votre édition comme habituellement, sélectionner la destination « Vers des évènements » puis les *** (3étoiles) et pressez TAB,

cliquez dans la liste sur le modèle d’évènement qui nous intéresse, ici il s’agit des travaux sur la résidence JEAN PAUL,

on sélectionne donc le modèle *** Appel de fonds tvx @ puis on « Valide ».

Merci de noter ici que seul les modèles d’évènement finissant par « @ » permettent de générer l’appel de fonds sélectionné précédemment en ligne.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec la liste des copropriétaires concernés par l’appel de fonds, sélectionner tout ou cliquer sur « Tout traiter »

Puis étape importante dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, clôturez et chronoter directement tous les événements générés :

Merci d’effectuer cette tâche également pour les répartitions d’exercice en fin d’année à la clôture de votre exercice de la même méthode que vu ci-dessus.