LE TABLEAU DE BORD

Introduction :

Le tableau de bord est un outil indispensable pour s’organiser et planifier son travail.

Si nous ne sommes pas en mesure de connaitre les échéances de chaque étape d’état d’avancement d’une résidence, alors il nous est également impossible de quantifier le travail restant, d’anticiper et de prévoir les tâches futures.

Un tableau de bord mal renseigné est synonyme de mauvaise organisation.

Ce tableau se présente sous un format de fichier Excel et il est le seul à regrouper l’ensemble des échéances, qu’elles soient comptable ou gestionnaire.

Bien que ce tableau puisse paraitre fastidieux dans un premier abord, chaque date renseignée permet de suivre précisément l’état d’avancement d’un dossier.

La constitution de ce tableau n’est pas récente, nous utilisons cet outil depuis des années. C’est aussi l’unique tableau qui est consulté par la direction et qui permet d’effectuer des statistiques.

Nous présentons ci-dessous le tableau de bord et nous allons décrire l’ensemble des colonnes ainsi que les codes couleurs.

1) Informations basiques

1) Ces colonnes désignent le login du comptable et le login du gestionnaire.

2) Ces colonnes désignent respectivement le nom de la résidence ainsi que son code entité de CRYPTO.

3) « N° Chauff » permet de renseigner la référence immeuble de notre prestataire d’eau et chauffage (TECHEM, ISTA ou BRUNATA) pour faciliter nos échanges et nos correspondances téléphonique.

4) « Date clôture » permet de renseigner comme son nom l’indique la clôture de l’exercice comptable afin de visualiser rapidement les priorités selon la période de l’année.

5) « Sociétés compteur » est liée au « n° Chauff » puisqu’il s’agit du prestataire d’eau et chauffage.

2) Dates d’échéances

6) « Date d’envoi » désigne la date à laquelle le comptable à envoyer au prestataire d’eau et chauffage la déclaration du relevé de frais en vu de l’établissement des relevés de chauffage et eau des copropriétaires.

7) « Date de réception » désigne la date à laquelle le comptable a reçu lesdits relevés de frais de chauffage et eau des copropriétaires. Etape clé pour la finalisation des comptes.

8) « Comptabilité prête » désigne la date à laquelle le comptable a totalement terminé sa comptabilité, l’état des dépenses est terminé, la facture finale du prestataire est comptabilisée, les frais relatifs aux compteurs peuvent être affectés.

9) « Comptes envoyés » désigne la date à laquelle les comptes ont été envoyés au conseil syndical pour contrôle. Cette colonne a été ajoutée depuis la crise sanitaire, beaucoup de conseils n’étaient ou ne sont plus effectués.

10) « Date de C.S » désigne la date à laquelle le conseil syndical a été effectué. Il peut être physique ou il peut être à distance depuis la crise sanitaire. Dans les deux cas la feuille de décharge doit être signée ! Le résultat est le même.

11) « Transmission projet » désigne la date à laquelle le comptable à effectuer l’envoi des projets de répartitions à l’ensemble de la résidence. Cette colonne a été ajoutée depuis la crise sanitaire.

Elle est pourtant essentielle car quasi aucune assemblée générale n’a été effectuée pendant cette période. Les projets devaient être envoyés rapidement pour écarter tous mécontentements des copropriétaires.

12) « Envoi convocation » désigne la date à laquelle le gestionnaire à expédier ses convocations aux copropriétaires.

Cela peut paraitre futile mais le comptable pourrait renseigner mieux les copropriétaires et pourrait mieux gérer sa comptabilité, notamment pour l’attribution des budgets en cas de convocations effectuées bien avant le délai légal.

13) « Date A.G » est la date fixée pour l’assemblée générale et doit aussi être impérativement complétée.

14) « Commentaires » désigne un espace qui permet de noter des commentaires utiles.

2) Codes couleurs

Les cellules qui sont colorées d’un fond vert indiquent que le relevé de frais a été envoyé au prestataire et que nous patientons le retour du prestataire.

Les cellules qui sont colorées d’un fond jaune indiquent que le relevé de frais a été envoyé au prestataire, on peut avancer.

Ce n’est qu’un moyen visuel qui permet au comptable de déterminer d’un coup d’œil les dossiers en attente de réception des relevés de frais. Ce qui signifie littéralement que l’état d’avancement du dossier est gelé.

Comparativement aux autres dossiers dont nous avons reçu les relevés de frais et qu’il est possible de finaliser rapidement.

Au fur et à mesure des échéances, la couleur est reportée de cellule en cellule.

Les cellules qui sont colorées d’un fond gris indiquent que le dossier est clôturé en comptabilité. Après la réception et la réalisation du message de clôture du gestionnaire.

Elément essentiel puisque bon nombre de dossier sont laissés en suspens sans clôture, alors que la date de l’assemblée est dépassée depuis des semaines.

Toutes les autres couleurs figurantes sur les lignes n’ont aucune signification pour le groupe si ce n’est l’inspiration de la personne qui a ajouté sa couleur personnelle.

Au contraire ces couleurs rendent la lisibilité globale du tableau plus fastidieuse car incohérentes d’un parc à l’autre.

Enfin nous insistons que les filtres ne doivent pas être utilisés car sans maitrise d’Excel, nous pouvons rapidement engendrer un déréglage complet des colonnes.