CHANGEMENT PERIODE EXERCICE RESIDENCE

Introduction :

La modification d’une période d’exercice n’est pas sans conséquences, cette dernière doit aussi être soumise au vote par une résolution lors d’une assemblée générale.

1) Proposition de la période de l’exercice

Nous établissons ici un exemple concret.

La clôture initiale est au 30/06 de chaque année, les copropriétaires décident de se calquer sur l’année civile au 31/12.

Vous devez proposer un changement d’exercice après une période de 18 mois en priorité plutôt qu’une période de 6 mois.

C'est-à-dire du 30/06/N au 31/12/N+1 et non du 30/06/N au 31/12/N.

Sur une première période de 18 mois suite au changement de l’exercice, vous permettez de réduire le temps de préparation des comptes sur une seule période contre deux.

1^er exercice : 30/06/N – 31/12/N1 (18 mois)

Vous n’avez également pas nécessairement besoin d’effectuer une assemblée générale supplémentaire pour approuver ces 2 exercices.

1^er exercice : 30/06/N – 31/12/N (6 mois)

2^ème exercice : 01/01/N+1 – 31/12/N+1 (12 mois)

2) Communication à un conseil syndical ou une assemblée générale

La volonté des copropriétaires pour effectuer une modification de la période n’est que très rarement pertinente.

Le gestionnaire doit expliquer aux copropriétaires les conséquences d’une modification de période d’exercice.

Bien souvent, les deux principaux arguments des copropriétaires sont :

1) Nous souhaitons que l’exercice de la résidence coïncide avec l’exercice civil.

2) Nous souhaitons recevoir plus rapidement les répartitions d’exercice pour la déclaration de nos impôts, en avançant la période de clôture au 31/12.

Ces deux arguments ne sont pas pertinents.

D’une part la période d’un exercice est toujours sur 12 mois, quelque soit la date de début et de fin, ce n’est qu’une « aisance psychologique »

D’autre part, la période d’exercice du 01/01/N au 31/12/N est déjà affectée à 8 résidences sur 10.

Le travail est justement plus conséquent à cette période et les copropriétaires risquent de recevoir le décompte annuel encore plus tard.

Vous aggravez votre charge de travail déjà plus conséquente à cette période ainsi que celle du comptable lorsque vous acceptez de modifier la période d’exercice au 31/12.

Idéalement, nous devrions tendre vers un étalement des périodes de clôture plutôt que l’inverse.

3) Autres démarches à effectuer

Ne pas oublier d’informer le prestataire d’eau et chauffage du changement d’exercice de la résidence pour qu’ils puissent effectuer les relevés de compteurs et établir les décomptes à la bonne date.

C’est considéré comme une modification du contrat et vous devrez probablement signer cette modification avec le prestataire.

Vous devez modifier les autres contrats annuels auprès des fournisseurs pour éviter une série d’écritures d’inventaires en comptabilité suite aux reports et extournes pour faire correspondre les

dépenses à l’exercice. Les décomptes annuels de GAZ, d’EAU et d’ELECTRICITE risquent également d’être en décalage avec les dépenses réelles, ce n’est pas négligeable.

Il faut notifier le comptable par le message de clôture afin qu’il puisse modifier et anticiper la nouvelle période comptable.